Préalable
Notez que cette fonctionnalité est uniquement disponible dans le pack "Business”. Si vous êtes intéressé(e) par cette fonctionnalité et que vous n'êtes pas en "Business", n’hésitez pas à nous contacter et bénéficiez de 14 jours pour la tester sans engagement supplémentaire ! 😀
La gestion des accès par collaborateur va vous permettre trois choses :
🔐 Sortir du schéma "Mot de passe Salon / mot de passe Administrateur" et passer à un mode ou vous aller pouvoir choisir au niveau de chaque employé individuellement, qui aura accès à quel action (dans les moindres détails);
🏠📱 Faire la différence entre les accès au niveau du salon et ceux au niveau des téléphones portables (si les collaborateurs ont l'application Salonkee sur leurs portables).
🔎 Voir quel collaborateur a effectué quelle action et à quel moment
Exemple : Donner à l'employé 1 la possibilité de faire l'action X et Y au niveau du salon mais à l'employée 2 uniquement la possibilité d'effectuer l'action X et non pas l'Y. En même temps, l'employé 1 peut effectuer l'action X et Y au salon mais vous pourrez décider qu'il ne pourra pas faire ces mêmes actions à partir de son portable.
Vous gardez le contrôle total sur QUI peut faire QUOI, au salon mais aussi à partir des téléphones portables.
Ce guide va débuter par la procédure des accès au niveau du salon, ensuite la procédure des accès sur les téléphones portables et se terminera par la possibilité de suivi les actions de chaque collaborateur.
Procédure - Les accès au Salon
Dès que le pack Business est actif sur votre compte, vous pouvez définir les différents accès par collaborateur en suivant les étapes suivantes :
Allez dans "Mon Salon";
Ensuite en bas à gauche sur "Gestion des accès";
A cet endroit, vous trouvez la gestion des accès dites "classiques" qui permettent de bloquer différents accès et actions en les rendant uniquement accessible avec le mot de passe administrateur. Si vous souhaitez activer la gestion des accès dites "poussés" (par collaborateur), vous devez :
Cliquer en haut à droite sur "Activer gestion des accès avancée"
Ensuite, deux "modes" s'offrent à vous :
Mode Simple --> Dans ce mode, vous indiquez au système les accès ou actions que vous souhaités protéger par un Pin. Il vous suffira ensuite d'indiquer quel employé (avec son Pin) pourra accéder à ses accès ou actions bloqués à l'aide de son Pin.
Mode Strict --> Dans ce mode, vous indiquer d'abord quel employé peut effectuer quel action. Ensuite, dès le départ, un employé qui souhaite utiliser Salonkee, doit d'abord indiquer son Pin pour lancé sa session. A la fin de ses opérations, il ferme sa session. Le prochain employé doit ensuite indiquer son Pin à son tour pour effectuer ses opérations et commencer sa session et ainsi de suite.
En résumé : en Mode Simple, aucun pin est demander en début de session mais à des accès / actions spécifiques alors qu'en Mode Strict, un Pin est demandé dès le départ pour effectuer ses opérations.
Le choix de Mode n'est pas définitif et peut être changé ultérieurement!
Après avoir sélectionné un Mode, vous allez devoir attribuer un Pin à 4 chiffres à chacun de vos employés et cliquer sur "Continuer" en bas à droite de l'écran. Après cette étape, un tableau s'affiche devant vous qui vous permettra de définir les différents accès aux différents employés.
Note : Si vous voulez une explication pour les différentes lignes du Tableau, nous vous invitons à descendre dans l'article dans la partie "Annexes".
Rappel : Pour éditer, n'oubliez pas de cliquez d'abord sur l'icône éditer en haut à droite de l'écran.
Mode Simple (Si vous choisissez le Mode Strict, passez à la rubrique suivante)
Dans ce Mode, vous allez définir les différents accès en deux étapes.
La première étape consiste à décider si oui ou non, l'accès ou l'action doit être protégé par un Pin employé ou pas. Chose que vous pouvez faire au niveau de la première colonne "Accès général au salon" :
Accès Libre : chaque employé peut effectuer l'action en question sans devoir saisir de Pin !
Accès protégé avec pin : Vous voulez protéger l'action ou l'accès avec un Pin.
Deuxième étape ensuite : uniquement dans le cas ou vous protégez l'accès/l'action par un Pin dans la première colonne, vous devez ensuite définir qui des employés pourra effectuer l'action à l'aide de son Pin en activant la colonne "Accès au Salon" :
Vert --> L'employé a accès grâce à son Pin
Rouge --> L'employé n'a pas accès avec son Pin
Cliquez sur "Confirmer les changements" en bas à droite de la page pour finaliser l'opération.
Mode Strict
La procédure dans ce mode est quasi la même que celle du mode simple à une différence prêt : Il n'y a pas de colonne "Accès général au salon". Il suffit ici juste de dire qui peut faire quoi en activant ou désactivant l'icône dans la colonne "Accès au salon".
Ici aussi, cliquez sur "Confirmer les changements" en bas à droite de la page pour finaliser l'opération.
Procédure - Les accès à distance (téléphones portables)
Toute première étape : Envoyer un lien de connexion à vos employés. En effet, pour que le système sache que c'est bien l'employé qui se connecte dans Salonkee, ce dernier devra se connecter avec son mail personnel et un mot de passe qui va lui être envoyé par mail.
Pour se faire, rien de plus simple :
Cliquez sur "Mon Salon";
Ensuite dans "Collaborateurs";
Cliquez sur l'employé;
Cliquez maintenant sur l'onglet "Gestion des accès";
Activer la "Connexion à distance";
Indiquez le mail de l'employé et cliquez sur "Envoyer un courriel d'invitation"
L'employé va recevoir un mail avec un Lien et un mot de passe. Il suffira pour lui de cliquer sur le lien et se connecter grâce à son adresse mail + le mot de passe qui est indiqué dans le même mail (Attention : ce mot de passe n'est valable que 24h, si l'employé ne se connecte pas pendant ce laps de temps, vous devez retourner dans cet onglet et re-cliquer sur "Envoyer un courriel d'invitation").
Info : C'est aussi à cet endroit que vous pouvez modifier le Pin à 4 chiffres dans le cas où vous souhaiteriez le changer (côté gauche au niveau de "Pin").
Après cette première étape, retournez dans "Mon Salon", "Gestion des accès" pour afficher le même tableau que vu précédemment. Vous allez pouvoir y définir les accès de vos employés à partir de leur téléphones portables.
Il suffit tout simplement d'activer ou désactiver l'icône dans la colonne "Accès à distance" si vous voulez bloquer ou pas les différents actions/accès.
Au plus tard, en cliquant sur l'icône et l'employé n'a pas encore reçu son lien de connexion, le système vous demandera de le faire à cet endroit :
Activez d'abord, puis indiquez l'adresse mail de l'employé et enfin cliquez sur "Confirmer les changements" pour envoyer le lien de connexion.
Notez également qu'il est tout à fait possible de donner un accès au niveau du salon mais de le désactiver au niveau du téléphone portable.
Exemple : pouvoir supprimer un rendez-vous au salon mais pas au niveau de leur téléphone portable.
Comme d'habitude, cliquez sur "Confirmer les changements" en bas à droite de la page pour finaliser l'opération.
Procédure - Suivi des modifications par employé
Grâce à la gestion des accès, vous allez également pouvoir suivre les modifications effectués au niveau des rendez-vous.
Directement dans l'agenda, ouvrez le rendez-vous et cliquez en haut à droite sur les 3 petits points et ensuite sur "Historique des modifications" :
Une Fenêtre s'ouvre qui indique la date, heure et autre détail sur la création du rendez-vous mais surtout, vous allez pouvoir suivre les Avant/après dès qu'un collaborateur effectue un changement su niveau du rendez-vous (Service, client, durée, etc.) !
A titre d'info : Cette fonctionnalité de "suivie" sera développée d'avantage dans un futur proche. En effet, un rapport complet qui indiquera vraiment tout type d'action (non seulement ceux liés aux rendez-vous comme aujourd'hui) vous sera mit à disposition sous peu afin d'avoir un contrôle plus avancé.
Annexe - Explications détaillées du Tableau gestion des accès
Agenda
Accès au menu agenda --> Pouvoir accéder à l'Agenda au niveau des Menus;
Accès Fiche Client à travers rendez-vous --> Au niveau du rendez-vous dans l'agenda, pouvoir cliquer sur "Afficher Client" et ouvrir la Fiche en question;
Créer ou mettre à jour un rendez-vous --> Pouvoir créer ou changer une variable d'un rendez-vous (bouger, agrandir, rétrécir, créer)
Supprimer un rendez-vous --> Pouvoir supprimer un rendez-vous de l'agenda;
Créer ou Mettre à jour un temps bloqué --> Pouvoir créer ou changer une variable d'un bloc de temps (maladies, congés, etc)
Supprimer un temps bloqué --> Pouvoir supprimer un temps bloqué de l'agenda;
Modifier les horaires de travail dans agenda --> Pouvoir modifier les horaires d'un collaborateur directement dans l'agenda (modifier les parties grises dans l'agenda);
Afficher toutes les colonnes dans Agenda --> Pouvoir afficher toutes les colonnes dans l'agenda ou uniquement celle de l'employé en question quand ce dernier se connecte à distance.
Statistiques
Accès au menu Statistiques --> Pouvoir accéder aux Statistiques au niveau des Menus;
Clients
Accès au menu Clients --> Pouvoir accéder au Clients au niveau des Menus (accéder à toute la liste de Clients);
Créer ou mettre à jour une fiche client --> Pouvoir créer un changer une variable d'une fiche client (cet accès vaut dans le Menu Clients mais aussi à partir de l'agenda);
Supprimer une fiche client --> Pouvoir supprimer une fiche client à partir du menu Clients;
Afficher mobile et email dans fiche client --> Pouvoir afficher le numéro de portable ainsi que l'adresse mail directement dans la fiche client (si cet accès est interdit, l'employé vera uniquement des points à ces niveaux);
Editer points de fidélités dans fiche client --> Pouvoir adapter/changer les points de fidélités au niveau de la fiche client.
Caisse
Encaisser client --> Pouvoir encaisser un client (à travers le Menu "Caisse" ou encore à travers l'agenda);
Accès aux tickets en attente, dépots et retraits, historique des transactions, etc --> Pouvoir accéder à ces différents sous-menu au niveau de la "Caisse";
Peut supprimer un ticket --> Pouvoir supprimer un ticket de caisse dans L'historique des transactions;
Produits
Gérer les produits --> Pouvoir accéder au menu "Produits";
Afficher le prix d'achat --> Avoir accès au prix d'achat au niveau des fiches produits;
Newsletters
Gérer les campagnes marketing --> Pouvoir accéder au menu "Newsletter";
Mon Salon
Accès à Mon Salon --> Pouvoir accéder au menu "Mon Salon";
Accès au panel d’administration --> Pouvoir accéder au sous-menu "Admin Panel" dans "Mon Salon" qui normalement est uniquement accessible à l'aide du mot de passe Administrateur;
Profil
Cartes de visite --> Quand vous cliquez en haut à droite de votre fenêtre sur le nom du salon, pouvoir ensuite accéder au menu "Cartes de visites" pour commander des cartes de réservations en ligne Salonkee;
Mon abonnement --> Quand vous cliquez en haut à droite de votre fenêtre sur le nom du salon, pouvoir ensuite accéder au menu "Mon abonnement Salonkee" afin d'accéder aux contrats ainsi qu'aux factures Salonkee.
En cas de questions, n’hésitez pas à contacter votre chargé de relation ou de nous envoyer un mail à contact@salonkee.lu (Luxembourg), contact@salonkee.be (Belgique) ou contact@salonkee.ch (Suisse). Le plus facile est cependant de rentrer en contact via chat que vous lancez en :
Cliquant sur votre profil tout en haut à droite de votre fenêtre;
Cliquez ensuite sur “J’ai besoin d’aide”;
Cliquez finalement sur “Nous envoyer un message”.
C’est ainsi que vous entrez en contact directement avec notre équipe support qui essayera d’être le plus réactive possible!
À bientôt,
L’équipe Salonkee