Avec Salonkee, vous allez pouvoir créer un bon de commande sous format PDF. Bon de commande que vous allez ensuite pouvoir imprimer ou envoyer par mail à votre fournisseur de produit. Dès que la commande est réceptionnée par votre établissement, grâce à ce bon de commande créé préalablement, vous allez pouvoir adapter le stock en quelques clics seulement. Un gain de temps assuré !!
Notez que les fonctionnalités autour de notre caisse digitale ainsi que les produits sont disponibles uniquement avec le pack "Plus" ou "Business”. En cas d’intérêt, si ces fonctionnalités ne sont pas actives dans votre profil, n’hésitez pas à nous contacter et bénéficiez de 14 jours pour les tester sans engagement supplémentaire ! 😀
Préalable
Pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité, suivez préalablement les étapes suivantes :
Assurez vous que la fonctionnalité est bien active sur votre compte Salonkee (vous pouvez le vérifier en allant dans "Produits", sur votre gauche vous devez trouvez le menu "Commandes"). Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter votre chargé de relation chez Salonkee;
Seconde étape, c'est de définir vos fournisseurs. Rien de plus simple : Allez dans "Produits", ensuite sur votre gauche, cliquez sur "fournisseurs". Sur cette page, vous allez définir tous les fournisseurs de produits avec lesquels vous travaillez en cliquant sur le "+" en haut à droite de votre page.
Troisième étape, c'est de lier les produits à leur fournisseur. Pour se faire, allez dans "Index des produits", ouvrez une à une les fiches produits et sélectionnez le bon "Fournisseur" à l'emplacement juste en dessous du choix de la marque.
Il existe une quatrième étape mais qui elle n'est pas nécéssaire pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité de commandes. En effet, vous pouvez également définir un stock "Minimum" et un stock "Maximum" pour chacun de vos produits. Le chiffre que vous introduisez en tant que "Minimum" correspond au stock minimum que vous voulez toujours avoir dans votre salon et le chiffre "Maximum" correspond au stock maximum que vous ne souhaitez pas dépasser dans votre salon. Ces variables vont pouvoir vous être d'avantage utile lors de l'utilisation de cette fonctionnalité (voir plus bas).
Procédure - Création d'un bon de commande produits
Après que les étapes préalables ont bien été réalisées, veuillez suivre les points suivants :
Dans "Produits", cliquez sur "Commandes" sur votre gauche;
C'est sur cette page que vous allez pouvoir gérer vos bons de commande;
Pour créer un nouveau bon de commande, commencez par cliquer sur le "+" en haut à droite de votre page;
Indiquez chez quel fournisseur vous souhaitez préparer une commande et cliquer sur "Confirmer";
Le but est maintenant très simple : Faire passer les produits proposé par ce fournisseur (à gauche) vers votre bon de commande (à droite). Pour se faire, plusieurs choix s'offrent à vous :
Attention : Si le produit ne se trouve pas sur la liste alors qu'il est fourni par ce fournisseur, c'est que le fournisseur n'a pas été attribué à ce produit. Veuillez vous référer à la partie "préalable" pour plus d'infos.
1 - Cliquez sur la case tout en haut de la fenêtre afin de sélectionner tous les produits (Important : Si vous cliquez une fois, le programme sélectionne uniquement les produits qui sont en dessous de leur seuil de minimum. Si vous cliquez deux fois, le programme sélectionne tous les produits);
2 - Même principe que la première case, mais ici vous pouvez sélectionner par groupe (même chose : 1 fois pour sélectionner ceux en dessous de leur minimum et 2 fois pour sélectionner tous les produits de ce groupe);
Vous pouvez également sélectionner les produits un à un (de différents groupes si vous le souhaitez).
3 - Cliquez ensuite sur "Ajouter à la commande" pour ajouter tous les produits sélectionnés à votre bon de commande (vers à droite);
Notez que si le minimum et le maximum ont été définie pour un produit, en l'ajoutant à votre bon de commande, la quantité à commande prédéfinie par le système sera la différence entre le maximum et son stock actuel (que vous pouvez modifier si nécessaire)
4 - Vous pouvez aussi directement ajouter un produit au bon de commande en cliquant sur la flèche à droite du produit;
5 - Utilisez le filtre à cet emplacement pour filtrer la marque souhaitée;
6 - Recherchez manuellement un produit à l'aide de son nom si la liste est trop longue;
7 - Uniquement si vous avez bien défini des "Minimum" et des "Maximum", vous allez pouvoir utiliser la baguette magique qui va ajouter tous les produits à votre bon de commande se trouvant en dessous de leur "Minimum". La quantité à commander sera la différence entre le stock actuel et son maximum (que vous pouvez modifier si nécessaire);
8 - Suivez le détail de la commande à cet endroit ;
9 - Ajoutez une Note à votre commande si nécessaire ;
10 - Enregistrez votre bon de commande si vous devez vous arrêter sans avoir finalisé la commande (cette dernière restera disponible en tant que brouillon). Vous allez pouvoir reprendre la commande dans un deuxième temps;
11 - Cliquez sur "Continuer" (à deux reprises) pour finaliser la création de votre bon de commande.
Notez que quand les produits sont ajoutés à votre bon de commande, vous pouvez:
1 - Adapter le prix d'achat (si c'est un autre prix d'achat que celui défini dans l'index des produits);
2 - Adapter la quantité en cliquant sur le "+" et le "-";
3 - Supprimer le produit du bon de commande en cliquant sur "x".
Il ne vous reste plus qu'à exporter le bon de commande sous format PDF (pour pouvoir l'imprimer ou l'envoyer par email à votre personne de contact) :
Retournez dans "Commandes";
Vous allez trouver votre commande fraichement créée à cette page ;
Notez que votre commande peut avoir 3 statuts distincts : "Brouillon" si elle a été enregistrée sans être finalisée, "En cours" si le bon de commande a été créé et que la commande va arriver ou encore "Validée" si la commande a été réceptionnée et le stock a été mis à jour (voir plus bas pour plus d'infos).
Cliquez sur l'oeil à droite de la commande pour l'ouvrir;
Ensuite cliquez tout simplement sur "Exporter" en haut à droite, le tout sous format "PDF".
Ci-joint une Vidéo qui vous montre la fonctionnalité en action:
Pour supprimer un bon de commande, ouvrez ce dernier et cliquez en bas à gauche sur la corbeille rouge.
Procédure - Mise à jour stock après réception commande
Dès réception de votre commande dans votre établissement, afin de mettre le stock à jour en quelques clics, veuillez suivre les étapes suivantes:
Dans "Produits", au niveau de vos "Commandes", ouvrez celle en question en cliquant sur l'oeil à droite de la commande;
Vérifier que les quantités sont bien correctes, sinon adapter à cet endroit en utilisant les "+" et les "-";
Cliquez finalement sur "Ajouter la commande au stock" afin de l'ajouter tous les produits sur la commande à votre stock !
La commande passe en statut validé et votre stock est mis à jour, Simple et rapide !
Retrouvez ci-joint une vidéo démonstrative :
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A titre d'information, si vous voulez ajouter une nouvelle commande à votre stock sans passer par cette fonctionnalité, nous vous invitons à lire l'article "Comment déstocker ou restocker des produits à partir de l’agenda Salonkee ?" dont ci-joint la vidéo explicative :
Ou encore l'article "Comment stocker / déstocker des produits (sans scanneur) avec Salonkee ?" Pour ceux qui n'ont pas de Scanneur dont voici l'article explicatif :
En cas de question, n'hésitez pas à contacter votre chargé de relation ou de nous envoyer un mail à contact@salonkee.com. Le plus facile est cependant de rentrer en contact via chat que vous lancez en :
Cliquant sur votre profil tout en haut à droite de votre fenêtre;
Cliquez ensuite sur "J'ai besoin d'aide";
Cliquez finalement sur "Nous envoyer un message".
C'est ainsi que vous entrez en contact directement avec notre équipe support qui essayera d'être le plus réactive possible !
À bientôt,
L'équipe Salonkee