Préalable
Notez que les fonctionnalités autour de notre caisse digitale ainsi que les produits sont disponibles uniquement avec le pack "Plus" ou "Business”. En cas d’intérêt, si ces fonctionnalités ne sont pas actives dans votre profil, n’hésitez pas à nous contacter et bénéficiez de 14 jours pour les tester sans engagement supplémentaire ! 😀
1er exemple : Un client passe une commande par téléphone (de produits) et souhaite recevoir une facture officielle pour ensuite payer par virement. Avec Salonkee, c'est possible !
2ème exemple : Vous avez des clients en maison de retraite (ou autre) et passez toute la journée en dehors de votre salons auprès de vos clients dans cette maison (qui paye uniquement sur facture toujours à la du mois). Dans ce cas, vous allez pouvoir encaisser ces clients par "dette", créer une facture et leur envoyer par email. Dès réception du virement, vous allez pouvoir régler les factures en question.
L'idée de base est de pouvoir encaisser des personnes sans que ces derniers payent directement sur place ou à l'instant, mais qu'ils reçoivent des factures officielles (contenant les informations sur votre établissement tel que l'IBAN, TVA, etc.) qu'il pourront régler par virement. Avec la fonction de suivie des factures Salonkee, vous allez toujours être à jour!
Si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, contactez votre chargé de relation qui pourra vous l'activer à distance !
Dès activation de la fonctionnalité, nous vous invitons à remplir les données financières de votre établissement au niveau des réglages (qui seront inscrites de façon automatique sur les factures que vous allez générer) :
Dans "mon salon";
Tout en bas à gauche "Infos sur la société";
Complétez à cet endroit le nom de la société, le numéro de TVA et votre IBAN;
Vous pouvez également compléter l'adresse de facturation si cette dernière est différente de celle du salon (si vous laissez le champ de l'adresse vide, ca sera automatiquement celle du salon qui sera reprise sur les factures);
Après cette petite étape, vous êtes prêt à utiliser la fonctionnalité des factures Salonkee !
Procédure - Création d'une facture Salonkee
La création d'une facture se fera toujours après encaissement (soit via le Menu "Caisse" ou via l'agenda Salonkee).
Que le client ait réglé la facture sur place ou pas encore, la procédure est exactement la même jusqu'au moment du choix de la méthode de paiement où vous allez choisir entre :
Paiement par carte, espèce ou virement (client règle la facture);
Paiement par dette (client ne règle pas tout de suite cette facture) - Notez que le règlement par dette est uniquement possible si le client est identifié (impossible de créer une dette sur un client de passage si ce dernier n'est pas identifié).
Dépendant du choix que vous allez faire ici, lors de la création de la facture officielle, cette dernière aura le statut de "payée" ou "impayée" !!
Note : si vous ne voyez pas les méthodes de paiement "virement" ou "dette", vous devez facilement les activer dans "Mon Salon", ensuite dans "Général" (voir image ci-dessous).
Ensuite, après encaissement (réglé ou pas), vous allez pouvoir générer une facture officielle en suivant ces étapes :
Après encaissement, dans la fenêtre récapitulative, cliquer sur "générer facture" (dans cet exemple, nous avons réglé 30 euros par dette, cette facture aura donc automatiquement le statut d'impayée) :
Compléter ensuite toutes les données du client et cliquer sur "générer facture" :
Si votre client est une personne morale (Société), vous pouvez indiquer son numéro de TVA également.
Dès la facture générée, vous allez pouvoir, à l'aide des boutons à gauche de la fenêtre, envoyer la facture par Email soit l'imprimer ou l'enregistrer en tant que PDF sur votre ordinateur (utilisez ces fonctions uniquement sur un PC et non sur un smartphone ou tablette);
Cliquez sur la croix en haut à droite de la fenêtre pour fermer cette dernière et finaliser cette opération.
La facture est désormais créée. Ci-joint la vidéo qui vous montre la fonctionnalité en action :
Procédure - Suivie des Facture / Régler une facture ouverte
Il existe deux méthodes pour encaisser une facture :
La première en passant par la liste des factures (c'est ici aussi que vous pouvez suivre toutes vos factures créées);
La deuxième en passant par la caisse directement à l'aide de la fiche client.
1 . Règlement facture via la liste des factures
Toutes les factures créées sont regroupées dans "caisse", "historiques des factures" (Pour ouvrir une facture, cliquez tout simplement sur l'oeil à droite de la facture):
Rappel : Factures qui peuvent avoir 3 statuts distincts : "Impayée" (si réglé par dette), "Payée" ou encore "Néant" si facture annulée (pour x raisons).
N'hésitez pas à utiliser les 4 filtres en haut de la fenêtre pour naviguer à travers votre liste de facture :
Ensuite, pour régler une facture, c'est très simple :
Commencez par ouvrir la facture qui vous souhaitez régler en cliquant sur son "oeil" (qui a le statut d'impayée);
Cliquez ensuite en bas de la fenêtre sur "saisir paiement";
Le système vous envoie automatiquement sur la dernière page du règlement qui est celle où vous choisissez quel collaborateur est en train de faire l'opération (en bas à gauche) et par quelle méthode de paiement le client a réglé la facture en question;
Cliquez ensuite sur "Encaisser" et ensuite sur "Fin" pour finaliser le règlement de la facture;
Cette dernière passera directement du statut de "impayée" à "payée".
Ci-joint la vidéo qui vous montre cette méthode :
2 . Règlement Facture via la Caisse à l'aide Fiche Client
Pour que cette méthode fonctionne, le client doit être défini et la facture doit être à son nom.
Pour encaisser une facture via l'encaissement (par le menu "Caisse" ou dans l'agenda), il vous suffit d'encaisser le client et ensuite :
Cliquez sur l'onglet "factures" sur la partie gauche de la fenêtre :
Onglet qui vous indique toutes les factures ouvertes pour ce client;
Cliquez ensuite sur la facture que vous souhaitez régler;
Passez à la dernière étape en cliquant sur "Payer";
Indiquez comment le client souhaite régler la facture et quel collaborateur est en train d'effectuer l'opération et cliquez sur "encaisser" pour finaliser l'opération.
Ici aussi, la facture passera automatiquement du statut d'impayée à payée !
Ci-joint la vidéo qui vous montre cette méthode :
En cas de questions, n’hésitez pas à contacter votre chargé de relation ou de nous envoyer un mail à contact@salonkee.lu (Luxembourg), contact@salonkee.be (Belgique) ou contact@salonkee.ch (Suisse). Le plus facile est cependant de rentrer en contact via chat que vous lancez en :
Cliquant sur votre profil tout en haut à droite de votre fenêtre;
Cliquez ensuite sur “J’ai besoin d’aide”;
Cliquez finalement sur “Nous envoyer un message”.
C’est ainsi que vous entrez en contact directement avec notre équipe support qui essayera d’être le plus réactive possible!
À bientôt,
L’équipe Salonkee