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Notez qu'avec Salonkee, vous pouvez clôturer la caisse à la fréquence que vous souhaitez (journalière, hebdomadaire ou même mensuelle).
Effectuer une clôture chez Salonkee veut tout simplement dire clôturer la journée en cours et tout le passé également. En d'autres termes, après avoir effectué proprement la fermeture, il ne sera plus possible de modifier quoi que ce soit dans cette journée ainsi que tout ce qui a été fait dans le passé.
Ceci dit, même si vous ne voulez pas clôturer la caisse tous les jours (car vous faites le contrôle les weekends par exemple), ce que nous vous conseillons de faire, c'est tout de même toujours indiquer au système la somme que vous retirez de la caisse (pour apporter à la banque). En effet, la somme que vous laissez dans le système correspond à votre fonds de caisse pour le lendemain. Si vous n'indiquez pas la somme retirée, le système continuera le lendemain, débutant la journée avec la somme totale indiquée au système.
Ci-dessous, nous allons commencer par expliquer comme clôturer (définitivement) une caisse. Chose que vous faites dès le moment où vous êtes certains que tout est correct et que plus rien sera à modifier à ce jour et tous les jours qui précèdent.
Dans un deuxième temps, nous vous indiquons la procédure pour effectuer un retrait pour la banque sans nécessairement devoir passer par une clôture. Ceci peut être pratique pour ceux qui indiquent tous les jours la somme retirée de la caisse mais qui veulent effectuer leur fermeture uniquement les weekends (ou une fois par mois) par exemple.
Procédure - Effectuer fermeture journalière (clôturer une caisse)
Cette partie vous indiquera comment effectuer une fermeture journalière (avec ou sans retrait de cash).
Pour clôturer votre caisse, veuillez suivre les étapes suivantes :
Ouvrez le Menu "caisse";
Cliquez ensuite sur "fermeture journalière"
C'est sur cette page que vous allez trouver les détails financiers de la journée en cours (chiffre d'affaires, méthode de paiement, solde en caisse, etc.)
Les deux lignes les plus importantes sont :
Ces deux lignes doivent être vérifiées et il faut s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur à ce niveau (Si chaque client a bien été encaissé, avec la bonne méthode de paiement et que le salon a bien indiqué s'il y a eu des retraits ou des dépôts au niveau de la caisse, il n'y a aucune raison pour que ces deux lignes ne correspondent pas à la réalité);
Si un montant ne correspond pas, nous vous invitons à ouvrir "historique des transactions" et d'analyser/corriger l'erreur;
Si les deux lignes sont correctes, indiquez d'abord en haut à gauche qui est en train d'effectuer la fermeture et cliquez ensuite en haut à droite sur le bouton vert "Effectuer fermeture du jour";
Une fenêtre s'ouvre et vous offre deux choix :
1 - "Effectuer la fermeture journalière avec comptage d'espèce" - Cliquez sur ce bouton uniquement si vous avez une erreur au niveau du solde de caisse (cash en caisse) que vous ne trouvez pas. Ici vous allez pouvoir indiquer toutes vos coupures. Le système vous indiquera ensuite la différence entre ce qui devrait y avoir en caisse et ce que vous détenez réellement en caisse. Cliquez ensuite sur "Confirmer la correction du solde de caisse" pour indiquer ce déficit et corriger le solde de caisse de façon officielle.
2 - "Effectuer la fermeture journalière sans comptage d'espèce" - Si vous avez vérifié les deux lignes (carte bancaire et solde de caisse) que les montants correspondent et sont correctes, alors cliquez sur ce bouton pour effectuer la fermeture en 1 clic !
Finalement, il vous reste uniquement à indiquer au système la somme que vous allez retirer de la caisse (la différence laissée étant le fonds de caisse pour le lendemain) - Indiquez tout simplement dans la case "Retrait pour banque (fin de journée)" le montant à retirer et cliquez sur "Retrait pour banque".
Si vous ne retirez pas de somme ce jour là et que vous voulez laisser le tout pour le lendemain, alors pas besoin d'effectuer cette dernière étape - Laissez tout simplement ce champ vide. Ceci n'a aucun impact sur la fermeture journalière qui est effectuée.
Félicitations, vous venez d'effectuer votre fermeture de caisse !
Rappel : La fermeture peut être effectuée quand vous voulez, il n'est pas obligatoire de l'effectuer journalièrement. Vous pouvez également l'annuler en cas d'erreur en cliquant tout simplement sur le bouton rouge "Annuler fermeture journalière".
Ci-joint la procédure en Vidéo (exemple où l'établissement décide de clôturer et de retirer 1000€ pour déposer à la banque) :
Procédure - Effectuer un retrait pour banque (sans clôture)
Si vous souhaitez faire le point de la journée et indiquer combien vous allez retirer de la caisse (ou pas) sans passer par une clôture "officielle", vous pouvez suivre les étapes suivantes :
D'abord, les mêmes étapes comme pour clôturer la journée, soit :
Ouvrez le Menu "caisse";
Cliquez ensuite sur "fermeture journalière"
C'est sur cette page que vous allez trouver les détails financiers de la journée en cours (chiffre d'affaires, méthode de paiement, solde en caisse, etc.)
Les deux lignes les plus importantes sont :
Ces deux lignes doivent être vérifiées et s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur à ce niveau (si chaque client a bien été encaissé, avec la bonne méthode de paiement et que le salon a bien indiqué s'il y a eu des retraits ou dépôt au niveau de la caisse, il n'y a aucune raison pour que ces deux lignes ne correspondent pas à la réalité);
Si un montant ne correspond pas, nous vous invitons à ouvrir "historique des transactions" et d'analyser/corriger l'erreur;
Après ce stade, si vous décidez de ne pas retirer d'argent de la caisse et laisser le solde tel quel pour le lendemain, alors vous avez fini ici.
Par contre, si vous souhaitez retirer du cash de votre caisse et laisser la différence en tant que fonds de caisse pour le lendemain, sans devoir passer par la fonction "clôture", suivez ces étapes:
Restez dans le menu "caisse";
Cliquez ensuite sur "dépôt et retrait en espèces";
Ensuite, il vous suffit de :
Cliquez sur "retrait";
Indiquer le type de retrait;
Indiquez la somme à retirer;
Ajoutez un commentaire;
Indiquez finalement le collaborateur qui est en train d'effectuer l'opération et cliquer sur "confirmer" pour finaliser le retrait.
Ci-joint encore une fois le tout en vidéo :
A vous ensuite de décider quand est-ce que vous voulez effectuer une "vraie" clôture et ainsi, faire le point sur toutes les opérations de la journée et des précédentes.
Encore une fois, soyez certains que tout est bien correct avant d'effectuer quelconque clôture officielle. En cas de doutes, effectuez votre clôture sans passer par le bouton tel qu'expliqué dans cette deuxième partie de l'article et effectuer la clôture quand tout est correct.
En cas de questions, contactez notre service clientèle via le chat dans Salonkee Pro ou envoyez-nous un email à support@salonkee.lu (Luxembourg), support@salonkee.ch (Suisse), ou support@salonkee.be (Belgique).
Votre équipe Salonkee.