Inleiding
Houd er rekening mee dat de functies rond onze digitale kassa en de producten alleen beschikbaar zijn met het "Plus" of "Business" pakket. In geval van interesse, als deze functionaliteiten niet actief zijn in uw profiel, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen en profiteer van 14 dagen om ze te testen zonder enige bijkomende verbintenis! 😀
1ste voorbeeld: Een klant plaatst een telefonische bestelling (van producten) en wenst een officiële factuur te ontvangen en vervolgens te betalen via een bankoverschrijving. Met Salonkee is dit mogelijk!
2de voorbeeld: U heeft klanten in een bejaardentehuis (of andere) en brengt de hele dag buiten uw salon door met uw klanten in dit huis (die enkel per factuur betalen, altijd aan het einde van de maand). In dit geval zult u voor deze klanten kunnen afrekenen door middel van "schuld": een factuur maken en deze per e-mail naar hen sturen. Zodra u de overschrijving ontvangt, kunt u de betreffende facturen betalen.
Het idee is om te kunnen afrekenen voor mensen zonder dat ze direct ter plaatse of op het moment zelf betalen, maar dat ze wel officiële facturen ontvangen (met informatie over uw bedrijf zoals IBAN, BTW, etc.) die ze via een bankoverschrijving kunnen betalen. Met de factuur tracking functie van Salonkee bent u altijd op de hoogte!
Indien u geïnteresseerd bent in deze functie, contacteer dan uw Salonkee-contact zodat die het dan voor u kan activeren vanop afstand!
Zodra de functie is geactiveerd, nodigen wij u uit om de financiële gegevens van uw bedrijf in te vullen op het niveau van de instellingen (die automatisch zullen worden ingevoerd op de facturen die u zal genereren):
In "Mijn salon";
Helemaal linksonder bij "Bedrijfsinformatie";
Vul hier nu de naam van uw bedrijf, het BTW-nummer en uw IBAN in;
U kunt ook het factuuradres invullen als dat verschillend is van het adres van de salon (als u het adresveld leeg laat, wordt automatisch het adres van de salon in de facturen weergegeven);
Na deze kleine stap bent u klaar om de Salonkee facturen-functie te gebruiken!
Procedure - Creëeren van een Salonkee-factuur
De aanmaak van een factuur gebeurt altijd na het afrekenen (ofwel via het menu "Kassa" ofwel via de agenda van de Salonkee).
Of de klant de factuur nu ter plaatse heeft betaald of nog niet, de procedure is precies hetzelfde tot het moment dat u de betaalmethode kiest, waar u tussen kiest:
Betaling via de kaart, contant of via bankoverschrijving (de klant betaalt de factuur);
Betaling per schuld (klant betaalt deze factuur niet direct) - Houd er rekening mee dat een betaling per schuld enkel mogelijk is als de klant is geïdentificeerd (het is niet mogelijk om een schuld te creëren voor een klant die langskomt als deze niet geïdentificeerd is).
Afhankelijk van de keuze die u hier maakt, krijgt de officiële factuur bij het aanmaken de status "betaald" of "onbetaald" !!
Opmerking : indien u de betaalmethoden "overschrijving" of "schuld" niet ziet, kunt u deze eenvoudig activeren in "Mijn Salon", dan in "Algemeen" (zie onderstaande afbeelding).
Vervolgens, na het afrekenen (betaald of niet), kunt u een officiële factuur genereren door de volgende stappen uit te voeren :
Klik na het afrekenen in het overzichtsvenster op "Factuur genereren" (in dit voorbeeld hebben we 30 euro per schuld betaald, dus deze factuur heeft automatisch de status van onbetaald):
Vul vervolgens alle gegevens van de klant in en klik op "Factuur genereren":
Indien uw klant een rechtspersoon is (Bedrijf), kunt u zijn/haar BTW-nummer alsook invullen.
Zodra de factuur is aangemaakt, kunt u- met behulp van de knoppen links van het venster - de factuur versturen per e-mail, of deze afdrukken of opslaan als PDF-bestand op uw computer (gebruik deze functies enkel op een PC en niet op een smartphone of tablet);
Klik op het kruisje rechtsboven het venster om de factuur te sluiten en de opdracht te voltooien.
De factuur is nu aangemaakt. Hieronder vindt u een video die u de functie in werking toont :
Procedure - Opvolging van facturen / Een openstaande factuur betalen
Er bestaan twee methodes om een factuur af te handelen :
De eerste gebeurt via de factuurlijst (dit is ook de plaats waar u al uw aangemaakte facturen kunt opvolgen);
De tweede gebeurt via de kassa rechtstreeks vanuit het klantenbestand.
1 . Facturen afhandelen vanuit de factuurlijst
Alle aangemaakte facturen zijn gegroepeerd in "Kassa", "Factuur geschiedenis" (Om een factuur te openen, klikt u er gewoon op):
Herinnering : Facturen kunnen 3 verschillende statussen hebben: "Onbetaald" (indien betaald door schuld), "Betaald" of "Nietig" indien geannuleerd (om x redenen).
Aarzel niet om de 4 filters bovenaan het venster te gebruiken om uw factuur lijst beter te kunnen doorlopen:
Vervolgens, om een factuur te betalen is het heel simpel:
Begin met het openen van de factuur die u wilt betalen door te klikken op het "oog" (dat de status van onbetaald heeft);
Klik dan onderaan het venster op "Betaling invoeren";
Het systeem stuurt u automatisch naar de laatste pagina van de betaling, waar u kiest welke medewerker de transactie uitvoert (linksonder) en via welke betalingsmethode de klant de betreffende factuur heeft betaald;
Klik vervolgens op "Ontvangen" om de afrekening van de factuur af te ronden;
De factuur gaat rechtstreeks van "onbetaald" naar "betaald".
Hieronder de video die u deze methode toont :
2 . Factuur betalen via de Kassa met behulp van de klanten fiche
Opdat deze functie zou werken, moet de klant gedefinieerd zijn en moet de factuur op naam van de klant staan.
Om een factuur te betalen door af te rekenen (via het menu "Kassa" of in de agenda), volstaat het om voor de klant af te rekenen als volgend:
Klik op het tabblad "Facturen" aan de linkerkant van het venster:
Tabblad dat u alle openstaande facturen voor deze klant toont;
Klik daarna op de factuur die u wilt betalen;
Ga door naar de laatste stap door te klikken op "Betalen";
Geef aan hoe de klant de factuur wil betalen en welke medewerker de transactie uitvoert en klik op "Ontvangen" om de transactie af te ronden.
Ook hier verandert de factuur automatisch van de status onbetaald naar betaald!
Hieronder de video die u deze methode toont:
Indien u vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw consultant of stuur ons een e-mail via contact@salonkee.nl (Nederland) of contact@salonkee.be (België). De eenvoudigste manier om met ons contact op te nemen is via de chat die u lanceert:
Door te klikken op uw profiel rechtsboven in uw venster;
Klik dan op “Ik heb hulp nodig”;
Klik tenslotte op “Stuur ons een bericht”.
Zo komt u meteen in contact met ons supportteam dat probeert zo reactief mogelijk te zijn!
Tot snel,
Het Salonkee-team