Table des matières
1. Préalable
Préalable
Pour créer un nouveau service, vous devez suivre les étapes suivantes :
Allez dans "Mon Salon";
Cliquez ensuite à gauche sur le sous-menu "Services";
C'est sur cette page que vous allez pouvoir créer, modifier et ajuster tous vos services
Pour créer un service, assurez vous de le faire en deux étapes :
Créer d'abord le groupe dans lequel vous souhaitez ajouter le service;
Ajouter le service ensuite dans le groupe en question.
Procédure - Création d'un groupe (si pas déjà fait, sinon passez à la procédure suivante)
Pour créer un nouveau groupe, rien de plus simple :
Commencez par cliquez sur le "+" en bas à gauche de la page Services;
Notez que le "+" peut se trouver tout en bas de votre page si vous avez déjà beaucoup de groupes existants.
Après avoir cliqué sur le "+", vous allez devoir définir le nom du groupe;
Cliquez ensuite sur "Confirmer" pour finaliser la création du groupe.
Procédure - Création d'un Service
En cliquant sur "Ajouter nouveau service", le système va ouvrir une Fiche service vide que vous allez devoir compléter.
La première partie est la suivante :
Commencez par sélectionner la langue (vous allez pouvoir ensuite adapter le nom, les divisions et la description dans la langue sélectionnée) - C'est avant tout pour le client final qui pourra visionner les services dans la langue qu'il aura sélectionnée;
Indiquer maintenant s'il s'agit un service "Caisse & Calendrier" ou s'il s'agit uniquement d'un service "Caisse" - Posez vous la question suivante : si le service ne nécessite pas de temps de blocage dans votre calendrier (p.ex. Supplément couleur), il s'agit alors d'un service "Caisse" uniquement. Un service que vous ne bloquerai jamais dans votre agenda mais qui pourra être sélectionnée et ajoutée au ticket de caisse lors de l'encaissement. Si c'est un service qui sera ajouté au calendrier, alors il s'agit d'un service "Caisse & Calendrier";
Nom du Service;
Catégorie du Service - Il faudra ici sélectionner parmi un liste la catégorie qui se rapproche au plus du service en question;
indiquer la TVA UNIQUEMENT si c'est une TVA spéciale - Dans le cas contraire, il faut laisser ce champ vide;
Indiquez le prix du service (visible sur votre page Salonkee "à partir de");
Indiquer le temps de travail (le temps que vous bloquez dans votre calendrier) SANS Compter le temps de pause (qui sera défini plus tard);
Vous pouvez également définir des divisions pour un même service - Par exemple pour cheveux courts, mi-long et long. Même service mais différents prix et durées. Ou encore pour un massage qui peut durer 30 ou 60 minutes. Evitez de créer un service par division. Il est plus simple d'avoir un service avec plusieurs divisions au choix (que le client devra choisir également);
La deuxième partie "Durée avancée et paramètres de ressources", vous allez devoir compléter 1 à 3 variables (dépendant de vos besoins et de votre type de Salon):
La première étant le "Temps de Pause" (pour les salons de coiffure typiquement) - Indiquez ici le temps de pause d'un service. Exemple : Coloration va prendre 15 minutes de temps d'application (c'est le temps de travail défini juste avant) et 30 minutes de temps de pause (que vous définissez ici) ou le collaborateur pourra faire autre chose et ou aucun bloc sera inscrit dans le calendrier.
La deuxième variable possible est "Temps de remise en service" (Typiquement pour un salon de massage qui souhaite nettoyer le banc avant le prochain client) - Il s'agit du temps supplémentaire qui sera bloqué automatiquement mais d'une couleur différente. Le client souhaitant réserver son rendez-vous ne pourra pas le faire sur ce temps mais uniquement après.
La troisième est la définition des cabines ou équipements nécéssaire pour le service en question (typiquement pour les Instituts de beauté à différentes cabines) - Il faut d'abord les avoir définis dans "Mon Salon" et ensuite dans "Cabines et équipements" pour pouvoir ensuite les sélectionner au niveau de chaque service. Le but est simple : même si un collaborateur est libre à une certaine date et une certaine heure, le système doit aussi contrôler si la cabine ainsi que l'équipement nécéssaire pour se service soient disponible également.
Dans la troisième et dernière partie, "Paramètres de réservation en ligne", vous allez pouvoir définir si oui ou non ce service peut être réservé en ligne :
Commencez d'abord par indiquer si le service est réservable en ligne (Réservation en ligne autorisée), si le service peut être uniquement visualisé sur votre page Salonkee mais pas être réservé en ligne (Seulement affichage en ligne) ou si le service doit rester uniquement visible au salon (Privé);
Définissez ensuite lequel des collaborateurs peut être choisie par le client qui souhaite réserver ce service en ligne;
Définissez finalement une description si vous le souhaité (qui sera visible pour le client en ligne).
Notez que dans cet exemple, "Max" n'est pas séléctionnable pour la réservation en ligne. Ceci a était défini dans le sous menu "Collaborateur" au niveau de la fiche de Max directement ou le salon a indiqué qu'il n'accepte pas les réservations en ligne de façon générale (ca peut être un apprenti ou pour toute autre raisons).
Pour finaliser la création du nouveau service, cliquez tout simplement en bas à droite sur le bouton vert "Ajouter service".
Au niveau de la pages Services, le système va vous résumer les variables importantes de chaque service :
S'il y a un agenda, c'est que le service est un service "Caisse & Calendrier" sinon il n'y pas d'agenda (pour les services "Caisse" uniquement") - La couleur de l'agenda indique aussi si le service est réservable en ligne, uniquement visible en ligne ou privé;
Nom du Service;
Durée du service (s'il y a plusieurs durées a ce niveau, ca veut dire que le service détient des divisions);
Prix du Service (à partir de);
Quel collaborateurs peut effectuer ce service (s'il y a 3 points à droite des photos, c'est qu'il y a plus de collaborateurs mais manque de place);
Notez qu'après création de tous vos services, vous allez pouvoir allez une étape plus loin en créant des forfaits de services. En d'autres termes, vous allez pouvoir créer un regroupement de plusieurs services. Nous vous invitons à lire l'article "Comment créer un forfait avec Salonkee" pour plus de détail à ce sujet :
Procédure - Changer l'ordre des groupes et des services
Finalement, après avoir introduit tous les groupes et les services, vous pouvez changer leur ordre en cliquant tout en haut à droite de votre page sur un des boutons suivants :
Pour les groupes, la fenêtre suivante s'affiche :
Vous allez alors pouvoir glisser les 3 petites lignes à droite des noms des groupes vers le haut ou vers le bas pour changer l'ordre.
Pour les services, dès le moment ou vous cliquez sur "changer ordre services", les trois petites lignes s'affichent et vous allez pouvoir les glisser vers le haut ou vers le bas. N'oubliez pas de cliquer en bas à droite sur "Sauvegarder" dès que vous avez fini de changer l'ordre.
Procédure - Modifier les prix des services de votre salon
Lorsque vous mettez à jour les prix des services de votre salon, vous devez ajuster le prix de chaque service individuellement. Pour l'instant, nous n'avons pas la possibilité de modifier en masse les prix des services.
Veuillez noter que si vous modifiez le prix d'un service inclus dans un forfait, il est important de changer manuellement le prix total du forfait.
N'oubliez pas que la modification du prix d'un service entraîne la modification du prix d'un service déjà réservé par un client.
En cas de questions, n’hésitez pas à contacter votre chargé de relation ou de nous envoyer un mail à contact@salonkee.lu (Luxembourg), contact@salonkee.be (Belgique) ou contact@salonkee.ch (Suisse). Le plus facile est cependant de rentrer en contact via chat que vous lancez en :
Cliquant sur votre profil tout en haut à droite de votre fenêtre;
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À bientôt,
L’équipe Salonkee