Einleitung
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im "Business"-Paket verfügbar ist. Wenn Sie Interesse haben, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sie 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich zu testen.
Mit der Zugriffsverwaltung für jeden Mitarbeiter können Sie folgendes tun:
🔐 Aus dem Schema "Passwort-Salon / Passwort-Administrator" aussteigen und in einen Modus wechseln, in dem Sie individuell für jeden Mitarbeiter festlegen können, wer Zugriff auf welche Aktionen haben soll – und das bis ins kleinste Detail;
🏠📱 Zwischen Zugriffen auf Salon-Ebene und auf Handy-Ebene unterscheiden, besonders wenn Mitarbeiter die Salonkee-App auf ihrem Handy installiert haben.
🔎 Einsehen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Aktion durchgeführt hat.
Beispiel: Ermöglichen Sie Mitarbeiter 1, die Aktionen X und Y im Salon auszuführen, während Mitarbeiter 2 nur Aktion X durchführen darf und nicht Aktion Y.
Sie haben die vollständige Kontrolle darüber, WER WAS tun darf, sowohl im Salon als auch von den Handys aus.
Dieser Artikel erläutert zunächst das Zugriffsverfahren aus dem Salon, anschließend das Zugriffsverfahren über das Handy und zuletzt, wie man die Aktionen jedes Mitarbeiters kontrollieren kann.
Verfahren - Zugriff im Salon
Sobald das Business-Paket auf Ihrem Konto aktiv ist, können Sie die verschiedenen Zugriffsrechte pro Mitarbeiter definieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Gehen Sie zu "Mein Salon";
Klicken Sie dann unten links auf "Zugriffsverwaltung";
Hier finden Sie die sogenannte "klassische" Zugriffsverwaltung, mit der Sie verschiedene Zugriffe und Aktionen sperren können, indem Sie diese nur mit dem Administrator-Passwort zugänglich machen. Wenn Sie die "erweiterte" Zugriffskontrolle (je Mitarbeiter) aktivieren möchten, sollten Sie folgende Schritte durchführen:
Klicken Sie oben rechts auf "Zugriffsverwaltung je Mitarbeiter aktivieren".
Ihnen stehen dann zwei 'Modi' zur Verfügung: der einfachere und die strikte Zugriffsverwaltung.
Simple Mode oder Einfachere Zugriffsverwaltung:
In diesem Modus legen Sie fest, welche Zugriffe oder Aktionen Sie mit einem Pin schützen möchten. Anschließend müssen Sie nur noch bestimmen, welcher Mitarbeiter seine gesperrten Zugänge oder Aktionen mit seiner Pin freischalten kann.
Strict Mode oder Strikte Zugriffsverwaltung:
In diesem Modus legen Sie zunächst fest, welcher Mitarbeiter welche Aktionen ausführen darf. Anschließend muss jeder Mitarbeiter, der Salonkee nutzen möchte, zu Beginn seine Pin eingeben, um seine Sitzung zu starten. Nach Abschluss seiner Tätigkeiten beendet er seine Sitzung. Der nächste Mitarbeiter gibt dann seinerseits seine Pin ein, um seine Operationen durchzuführen und seine Sitzung zu beginnen, und so weiter.
Zusammengefasst: Im Simple Mode wird zu Beginn der Sitzung kein Pin benötigt, sondern nur bei bestimmten Zugriffen / Aktionen, während im Strict Mode von Anfang an ein Pin benötigt wird, um die Operationen durchzuführen.
Der Modusauswahl ist nicht endgültig und kann später noch geändert werden.
Nachdem Sie einen Modus ausgewählt haben, weisen Sie bitte jedem Ihrer Mitarbeiter eine 4-stellige Pin zu und klicken Sie unten rechts im Bildschirm auf "Weiter". Anschließend erscheint eine Tabelle, in der Sie die verschiedenen Zugriffe für die einzelnen Mitarbeiter festlegen können.
Anmerkung: Wenn Sie eine Erläuterung der verschiedenen Zeilen der Tabelle wünschen, laden wir Sie ein, im Artikel im Abschnitt "Anhänge" weiterzulesen.
Hinweis: Vergessen Sie nicht, zum Bearbeiten zuerst auf das Symbol "Bearbeiten" oben rechts im Bildschirm zu klicken.
Einfacher Modus
In diesem Modus werden Sie die verschiedenen Zugriffe in zwei Schritten definieren.
Der erste Schritt besteht darin zu entscheiden, ob der Zugriff oder die Aktion durch einen Mitarbeiter-Pin geschützt werden soll. Dies können Sie in der ersten Spalte "Allgemeiner Zugriff zum Salon" festlegen:
Freier Zugriff: Jeder Mitarbeiter kann die jeweilige Aktion ausführen, ohne eine Pin eingeben zu müssen!
Zugriff mit Pin sichern: Sie möchten die Aktion oder den Zugriff mit einem Pin sichern.
Nächster Schritt: Nur wenn Sie in der ersten Spalte den Zugriff/Aktion mit einem Pin schützen, legen Sie durch Aktivierung der Spalte “Zugriff im Salon" fest, welcher der Mitarbeiter mit seinem Pin die Aktion ausführen kann:
Grün --> Mitarbeiter hat Zugriff mit seiner Pin.
Rot --> Mitarbeiter hat keinen Zugriff mit seiner Pin.
Klicken Sie auf "Änderungen bestätigen" unten rechts auf der Seite, um den Vorgang abzuschließen.
Strikter Modus
Die Vorgehensweise in diesem Modus ist fast die gleiche wie im einfachen Modus mit nur einem Unterschied: Es gibt keine Spalte "Allgemeiner Zugriff zum Salon". Sie müssen nur angeben, wer was darf, indem Sie das Symbol in der Spalte "Zugriff im Salon" aktivieren oder deaktivieren.
Klicken Sie erneut auf "Änderungen bestätigen" unten rechts auf der Seite, um den Vorgang abzuschließen.
Verfahren - Fernzugriff (Handys)
Der allererste Schritt: Senden Sie Ihren Mitarbeitern einen Link für die Verbindung. Damit das System weiß, dass es sich um den Mitarbeiter handelt, der sich mit Salonkee verbindet, muss sich der Mitarbeiter mit seiner persönlichen E-Mail und einem Passwort verbinden, das per E-Mail zugeschickt wird.
So einfach geht das:
Klicken Sie auf "Mein Salon";
Klicken Sie dann auf "Mitarbeiter".
Klicken Sie auf den jeweiligen Mitarbeiter;
Klicken Sie nun auf die Registerkarte "Zugriffskontrolle";
Aktivieren Sie den "Fernzugriff";
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie auf "Einladungs-E-Mail senden".
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, die einen Link und ein Passwort enthält. Um Zugang zu erhalten, muss er lediglich auf den Link klicken und sich mit seiner E-Mail-Adresse sowie dem Passwort, das in derselben E-Mail genannt wird, anmelden. Bitte beachten Sie: Dieses Passwort ist nur 24 Stunden gültig. Hat sich der Mitarbeiter in dieser Zeit nicht angemeldet, müssen Sie in seine Mitarbeiterkarte zurückkehren und erneut auf "Einladungs-E-Mail senden" klicken.
Info: Hier können Sie auch die 4-stellige Pin ändern, falls gewünscht (links unter "Pin").
Kehren Sie nach diesem ersten Schritt zu "Mein Salon" und "Zugriffsverwaltung" zurück, um die gleiche Tabelle wie zuvor zu sehen. Sie werden in der Lage sein, den Zugriff Ihrer Mitarbeiter von ihren Mobiltelefonen aus zu definieren.
Aktivieren oder deaktivieren Sie einfach das Symbol in der Spalte "Fernzugriff", wenn Sie die verschiedenen Aktionen/Zugriffe sperren oder nicht sperren wollen.
Spätestens jetzt wenn Sie auf das Symbol klicken und der Mitarbeiter seinen Login-Link noch nicht erhalten hat, werden Sie an dieser Stelle vom System dazu aufgefordert:
Aktivieren Sie zunächst, geben Sie dann die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie schließlich auf "Änderungen bestätigen", um den Anmeldungslink zu versenden.
Beachten Sie auch, dass es möglich ist, einen bestimmten Zugriff im Salon zu gewähren, ihn aber auf dem Mobiltelefon zu deaktivieren.
Beispiel: Ein Termin kann direkt im Salon gelöscht werden, aber nicht vom Mobiltelefon aus.
Klicken Sie wie gewohnt unten rechts auf der Seite auf "Änderungen bestätigen", um die Bearbeitung abzuschließen.
Verfahren - Nachverfolgung von Änderungen durch den Mitarbeiter
Dank der Zugriffsverwaltung können Sie auch Änderungen auf Terminebene nachverfolgen.
Öffnen Sie direkt im Kalender den Termin und klicken Sie auf die 3 kleinen Punkte oben rechts, dann auf "Änderungshistorie":
Es öffnet sich ein Fenster mit Datum, Uhrzeit und weiteren Details des Termins, vor allem aber können Sie das "Vorher und Nachher" verfolgen, sobald ein Mitarbeiter eine Änderung am Termin vornimmt (Leistung, Kunde, Dauer, etc.)!
Anhang - Detaillierte Erläuterung der Zugriffskontrolltabelle
Kalendar
Zugriff auf das Menü Kalendar --> Zugriff auf die Agenda in den Menüs;
Zugriff auf die Kundendatei über den Termin --> Klicken Sie auf der Ebene des Termins in der Agenda auf "Kunde anzeigen" und öffnen Sie die betreffende Datei;
Einen Termin anlegen oder aktualisieren --> Eine Variable eines Termins anlegen oder ändern können (verschieben, vergrößern, verkleinern, anlegen)
Einen Termin löschen --> Einen Termin aus dem Kalender löschen können;
Zeitblock anlegen oder aktualisieren --> Eine Variable eines Zeitblocks anlegen oder ändern können (Krankheit, Urlaub, etc.)
Gesperrte Zeit löschen --> Eine gesperrte Zeit aus der Agenda löschen können;
Arbeitspläne in der Agenda ändern --> Sie können die Arbeitspläne eines Mitarbeiters direkt in der Agenda ändern (die grauen Teile in der Agenda ändern);
Alle Spalten in der Agenda anzeigen --> Es können alle Spalten in der Agenda angezeigt werden oder nur die des betreffenden Mitarbeiters, wenn dieser sich aus der Ferne verbindet.
Statistik
Zugriff auf das Menü Statistik --> In den Menüs auf die Statistik zugreifen können;
Kunden
Zugriff auf das Menü Clients --> Zugriff auf die Clients in den Menüs (Zugriff auf die gesamte Liste der Clients);
Erstellen oder Aktualisieren eines Kundendatensatzes --> Sie können eine Variable in einem Kundendatensatz erstellen oder ändern (dieser Zugriff ist im Menü "Kunden", aber auch über die Agenda verfügbar);
Löschen eines Kundendatensatzes --> Sie können einen Kundendatensatz aus dem Menü "Kunde" löschen;
Handy und E-Mail in der Kundendatei anzeigen --> Sie können die Handynummer und die E-Mail-Adresse direkt in der Kundendatei anzeigen lassen (wenn dieser Zugriff verboten ist, sieht der Mitarbeiter nur Punkte auf diesen Ebenen);
Treuepunkte im Kundendatensatz bearbeiten --> Treuepunkte im Kundendatensatz anpassen/ändern können.
Kassierer
Kunde einkassieren --> Einen Kunden einkassieren können (über das Menü "Kassierer" oder über die Agenda);
Zugriff auf ausstehende Tickets, Ein- und Auszahlungen, Transaktionshistorie, etc. --> Zugriff auf diese verschiedenen Untermenüs im Menü "Kasse";
Kann ein Ticket löschen --> In der Transaktionshistorie kann ein Ticket gelöscht werden;
Produkte
Produkte verwalten --> Auf das Menü "Produkte" zugreifen können;
Anzeige des Einkaufspreises --> Zugriff auf den Einkaufspreis in den Produktdateien haben;
Newsletters
Marketing-Kampagnen verwalten --> Rufen Sie das Menü "Newsletter" auf;
Mein Salon
Zugriff auf Mein Salon --> Zugriff auf das Menü "My Lounge";
Zugriff auf Admin Panel --> Zugriff auf das Untermenü "Admin Panel" in "My Lounge", das normalerweise nur mit dem Administrator-Passwort zugänglich ist;
Profil
Visitenkarten --> Wenn Sie oben rechts in Ihrem Fenster auf den Namen des Salons klicken, können Sie das Menü "Visitenkarten" aufrufen, um Salonkee Online-Reservierungskarten zu bestellen;
Mein Abonnement --> Wenn Sie auf den Namen des Salons in der oberen rechten Ecke Ihres Fensters klicken, können Sie das Menü "Mein Salonkee-Abonnement" aufrufen, um auf die Verträge und Rechnungen von Salonkee zuzugreifen.
Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, Ihren Kundenberater zu kontaktieren, oder senden Sie uns eine E-Mail an contact@salonkee.lu (Luxemburg), contact@salonkee.de (Deutschland) oder contact@salonkee.ch (Schweiz). Der einfachste Weg zur Kontaktaufnahme ist über den Chat:
Klicken Sie oben rechts in Ihrem Fenster auf Ihr Profil;
Dann klicken Sie auf “Ich brauche Hilfe”;
Klicken Sie schließlich auf “Senden Sie uns eine Nachricht”.
So kommen Sie direkt mit unserem Support-Team in Kontakt, das versuchen wird, so reaktiv wie möglich zu sein!
Bis bald,
Ihr Salonkee-Team