Voorwaarde
Merk op dat deze functie enkel beschikbaar is in het "Business"-pakket. Indien u geïnteresseerd bent in deze functie, aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen en krijg 14 dagen de tijd om het te testen zonder enige extra verbintenis! 😀
Dankzij het toegangsbeheer per medewerker zult u de volgende drie dingen kunnen doen:
🔐 Uit het "Wachtwoord Salon / Wachtwoord Administrator"-schema stappen en overschakelen naar een modus waarin u afzonderlijk zult kunnen kiezen op het niveau van elke werknemer, wie toegang zal hebben tot welke actie (tot in de kleinste details);
🏠📱 Het verschil maken tussen de toegangen op het niveau van het salon en die op het niveau van de mobiele telefoon (indien de medewerkers de Salonkee-applicatie op hun mobiele telefoon hebben).
🔎 Zien welke werknemer welke actie heeft uitgevoerd en wanneer.
Voorbeeld: Geef werknemer 1 de mogelijkheid om actie X en Y uit te voeren op het niveau van het salon, maar werknemer 2 enkel de mogelijkheid om actie X uit te voeren en niet Y. Tegelijkertijd kan werknemer 1 actie X en Y uitvoeren in het salon, maar kunt u besluiten dat hij diezelfde acties niet vanaf zijn telefoon kan uitvoeren.
U heeft volledige controle over WIE WAT mag doen, zowel in het salon als vanaf de mobiele telefoons.
Deze gids zal beginnen met de procedure voor de toegang tot het salon, vervolgens met de procedure voor de toegang tot de mobiele telefoon en eindigen met de mogelijkheid om de handelingen van elke werknemer te controleren.
Procedure - Toegang tot het salon
Zodra het Business-pakket actief is op uw account, kunt u de verschillende toegangen per medewerker definiëren door de volgende stappen te volgen:
Ga naar "Mijn Salon";
Klik dan, links onderaan, op "Toegankelijkheidsinstellingen";
Hier vindt u het zogenaamde "klassieke" toegangsbeheer, waarmee u verschillende toegangen en acties kunt blokkeren door ze enkel toegankelijk te maken met het beheerderswachtwoord. Indien u het beheer van de zogenaamde "pushed" toegangen (per medewerker) wenst te activeren, moet u :
Rechtsboven klikken op "Toegangsbeheer per medewerker inschakelen".
Daarna staan u twee "modes" ter beschikking:
Eenvoudige modus --> In deze modus geeft u aan het systeem de toegangen of acties aan die u met een Pin wenst te beveiligen. U hoeft dan alleen nog maar aan te geven welke medewerker (met zijn Pin) met zijn Pin toegang krijgt tot zijn geblokkeerde toegangen of acties.
Strikte modus --> In deze modus geeft u eerst aan welke werknemer welke actie mag uitvoeren. Vanaf het begin moet een werknemer die Salonkee wil gebruiken, eerst zijn Pin aangeven om zijn sessie te starten. Aan het eind van zijn operaties, sluit hij zijn sessie af. De volgende werknemer moet dan op zijn beurt zijn Pin aangeven om zijn handelingen te verrichten en zijn sessie te beginnen, enzovoort.
Samenvattend: in Eenvoudige Modus is geen pin vereist bij het begin van de sessie maar wel bij specifieke toegangen / acties terwijl in Strikte Modus een Pin vanaf het begin vereist is om de bewerkingen uit te voeren.
Deze keuze is niet definitief en kan later nog altijd worden gewijzigd.
Nadat u een modus heeft gekozen, moet u aan elk van uw werknemers een 4-cijferige pin toekennen en rechts onderaan het scherm op "Doorgaan" klikken. Na deze stap zal een tabel voor u verschijnen waarin u de verschillende toegangen voor de verschillende werknemers kunt definiëren.
Opmerking: Indien u een verklaring wenst voor de verschillende regels van de tabel, nodigen wij u uit om in het artikel verder te gaan in het gedeelte "Bijlagen".
Herinnering: Om te bewerken, vergeet niet om eerst te klikken op het “Bewerken” -pictogram rechtsboven in het scherm.
Eenvoudige modus
In deze modus zult u de verschillende toegangen in twee stappen definiëren.
De eerste stap is te beslissen of de toegang of actie al dan niet door een werknemerspin moet worden beschermd. U kunt dit doen in de eerste kolom "Algemene toegang tot het salon":
Vrije toegang: Elke werknemer kan de betreffende actie uitvoeren zonder een pin te moeten invoeren!
Beveiligde toegang met pin: U wilt de actie of toegang met een pin beveiligen.
Volgende stap: Enkel indien u de toegang/actie met een pin in de eerste kolom beschermt, moet u bepalen wie van de werknemers in staat zal zijn om de actie met hun pin uit te voeren door de kolom "Toegang tot het salon" te activeren:
Groen --> Werknemer heeft toegang met zijn pin
Rood --> Werknemer heeft geen toegang met zijn pin
Klik op "Wijzigingen bevestigen" rechts onderaan de pagina om de bewerking af te ronden.
Strikte modus
De procedure in deze modus is bijna dezelfde als in de eenvoudige modus met enkel één verschil: er is geen kolom "Algemene toegang tot het salon". U hoeft enkel aan te geven wie wat mag doen door het pictogram in de kolom "Toegang tot het salon" te activeren of te deactiveren.
Klik nogmaals op "Wijzigingen bevestigen" rechts onderaan de pagina om de bewerking af te ronden.
Procedure - Toegang op afstand (mobiele telefoons)
De allereerste stap: stuur een link naar uw werknemers voor de verbinding. Opdat het systeem weet dat het de werknemer is die verbinding maakt met Salonkee, moet de werknemer verbinding maken met zijn persoonlijke e-mail en een wachtwoord dat per e-mail zal worden toegezonden.
Om dit te doen, kan het niet eenvoudiger:
Klik op "Mijn Salon";
Daarna op "Medewerkers";
Klik op de werknemer in kwestie;
Klik nu op het tabblad "Toegangsbeheer";
Activeer de "Toegang op afstand";
Voer het e-mailadres van de werknemer in en klik op "Uitnodigingsmail verzenden".
De werknemer zal een e-mail ontvangen met een link en een wachtwoord. Hij hoeft enkel op de link te klikken en verbinding te maken met zijn e-mailadres + het wachtwoord dat in dezelfde e-mail wordt vermeld (Waarschuwing: dit wachtwoord is slechts 24 uur geldig, indien de werknemer gedurende deze periode geen verbinding maakt, moet u terugkeren naar dit tabblad en opnieuw klikken op "Een uitnodigingsmail verzenden").
Info: Dit is ook de plaats waar u de 4-cijferige pin kunt veranderen, indien gewenst (links bij "Pin").
Na deze eerste stap, gaat u terug naar "Mijn Salon” en "Toegankelijkheidsbeheer", om dezelfde tabel weer te geven zoals eerder gezien. U zult in staat zijn om de toegang van uw werknemers vanaf hun mobiele telefoons te definiëren.
Activeer of deactiveer gewoon het pictogram in de kolom "Toegang op afstand" indien u de verschillende acties/toegangen wilt blokkeren of niet.
Tenslotte, door te klikken op het icoon en de werknemer heeft zijn login-link nog niet ontvangen, zal het systeem u vragen om dit te doen op deze plaats:
Activeer eerst, voer dan het e-mailadres van de werknemer in en klik tenslotte op "Wijzigingen bevestigen" om de verbindingslink te versturen.
Merk ook op dat het mogelijk is om toegang tot het salon te geven, maar deze op de mobiele telefoon uit te schakelen.
Voorbeeld: een afspraak kan worden gewist rechtstreeks in het salon, maar niet rechtstreeks vanaf de mobiele telefoon.
Klik zoals gewoonlijk op "Wijzigingen bevestigen" onderaan rechts op de pagina om de bewerking af te ronden.
Procedure - Follow-up van wijzigingen door werknemer
Dankzij het toegangsbeheer zult u ook de gemaakte wijzigingen op het niveau van de afspraken kunnen opvolgen.
Rechtstreeks in de agenda, open de afspraak en klik op de 3 kleine puntjes rechtsboven en vervolgens op "Wijzigingsgeschiedenis":
Er wordt een venster geopend met de datum, het uur en andere details van de afspraak, maar bovenal kunt u de “voor en na” volgen zodra een medewerker een wijziging aanbrengt in de afspraak (dienst, klant, duur, enz.)!
Bijlagel - Gedetailleerde uitleg van de tabel voor toegangsbeheer
Agenda
Toegang tot het agenda menu --> Toegang tot de agenda in de menu's;
Toegang tot het klantenbestand via de afspraak --> Op het niveau van de afspraak in de agenda klikt u op "Klant weergeven" en opent u het betreffende bestand;
Een afspraak maken of bijwerken --> Een variabele van een afspraak kunnen maken of wijzigen (verplaatsen, vergroten, verkleinen, maken)
Een afspraak verwijderen --> Een afspraak uit de agenda kunnen verwijderen;
Een tijdsblok creëren of bijwerken --> Een variabele van een tijdsblok kunnen creëren of wijzigen (ziekte, vakantie, enz.)
Verwijder een geblokkeerde tijd --> Mogelijkheid om een geblokkeerde tijd uit de agenda te verwijderen;
Werkschema's wijzigen in de agenda --> De werkschema's van een medewerker rechtstreeks in de agenda kunnen wijzigen (de grijze delen in de agenda wijzigen);
Toon alle kolommen in de agenda --> Mogelijkheid om alle kolommen in de agenda te tonen of alleen die van de werknemer in kwestie wanneer deze op afstand verbinding maakt.
Statistieken
Toegang tot het menu Statistieken --> In staat zijn om de Statistieken in de menu's te openen;
Klanten
Toegang tot het menu Cliënten --> Toegang tot de Cliënten in de menu's (toegang tot de hele lijst van Cliënten);
Creëren of bijwerken van een klant record --> In staat zijn om een variabele te creëren of te wijzigen in een klant record (deze toegang is beschikbaar in het Klanten Menu maar ook vanuit de Agenda);
Een klant record verwijderen --> In staat zijn om een klant record te verwijderen uit het klanten menu;
Toon mobiel en e-mail in klantenbestand --> Het mobiele nummer en het e-mail adres rechtstreeks in het klantenbestand kunnen tonen (indien deze toegang verboden is, zal de medewerker alleen punten op deze niveaus zien);
Loyaliteitspunten in klantenrecord bewerken --> Loyaliteitspunten in klantenrecord kunnen aanpassen/wijzigen.
Kassier
Klant innen --> Een klant innen (via het menu "Kassa" of via de agenda);
Toegang tot uitstaande tickets, stortingen en opnames, transactie geschiedenis, enz --> Toegang tot deze verschillende sub-menu's in het "Kassier" menu;
Kan een ticket verwijderen --> Kan een ticket verwijderen in de transactie geschiedenis;
Producten
Beheer producten --> Toegang hebben tot het "Producten" menu;
Toon de aankoopprijs --> Heb toegang tot de aankoopprijs in de product bestanden;
Nieuwsbrieven
Beheer marketing campagnes --> Ga naar het "Nieuwsbrief" menu;
Mijn lounge
Toegang tot Mijn Lounge --> Toegang tot het "Mijn Lounge" menu;
Toegang tot het Admin Paneel --> Toegang tot het "Admin Paneel" submenu in "Mijn Lounge" dat normaal enkel toegankelijk is met het Administrator paswoord;
Profiel
Visitekaartjes --> Wanneer u rechtsboven in uw venster op de naam van de salon klikt, krijgt u toegang tot het menu "Visitekaartjes" om Salonkee online reserveringskaartjes te bestellen;
Mijn abonnement --> Wanneer u op de naam van de salon klikt in de rechterbovenhoek van uw venster, krijgt u toegang tot het menu "Mijn Salonkee abonnement" om toegang te krijgen tot de contracten en facturen van Salonkee.
Als u nog vragen heeft, neem dan gerust contact op met ons supportteam via de chat op Salonkee Pro of stuur een e-mail naar support@salonkee.nl (Nederland), of support@salonkee.be (België).
Uw Salonkee Team.