Wenn Sie in Deutschland eine Kasse nutzen, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, eine eigene Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem zu erstellen. Dieser Artikel erklärt, was das bedeutet, warum es wichtig ist – und wie Sie damit umgehen sollten.
❓ Was ist eine Verfahrensdokumentation?
In Deutschland schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, eine Dokumentation vorlegen müssen welche folgenden zwei Punkte abdeckt:
wie funktioniert das eingesetzte System (wird von Salonkee zur Verfügung gestellt)
wie wird das System im Betrieb eingesetzt (muss von Salon erstellt werden)
Das nennt sich Verfahrensdokumentation.
Einfach gesagt: Das Finanzamt möchte nachvollziehen können, wie Ihre Kasse an sich funktioniert und wie diese im Salon dann eingesetzt wird. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen Sie diese Dokumentation vorlegen können.
📋 Was Salonkee bereits für Sie bereitstellt
Als Ihr Kassensystemanbieter stellt Salonkee eine umfangreiche technische Dokumentation vom Kassensystem zur Verfügung, welche als Erweiterung zu der internen Verfahrensdokumentation vom Salon zu sehen ist.
Diese technische Dokumentation beschreibt Themen wie:
🏗️ Die technische Architektur von Salonkee / Keenext – eine reine Cloud-Lösung, bei der alle Daten zentral und manipulationssicher gespeichert werden
🔒 Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – Salonkee nutzt die zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly GmbH, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist. Diese wird automatisch für jeden neuen Account aktiviert.
🧾 Die Belegausgabepflicht – Keenext erstellt automatisch gesetzeskonforme Kassenbons mit allen Pflichtangaben, die gedruckt oder per E-Mail versendet werden können
📊 Betriebsprüfung & Datenexporte – Sie können jederzeit GDPDU-, CSV-, PDF- und DSFinV-K-Exporte aus dem Bereich „Kasse > Transaktionsverlauf" herunterladen
🗓️ Kassenabschluss – Der tägliche Kassenabschluss muss über „Kasse > Kassenabschluss > Neuer Kassenabschluss" durchgeführt werden
🗃️ Aufbewahrungspflichten – Alle relevanten Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (TSE-Aufzeichnungen, Kassenabschlüsse, Belege, DSFinV-K-Exporte usw.)
📥 Hier können Sie die vollständige Salonkee Verfahrensdokumentation herunterladen →
✍️ Was Sie selbst tun müssen
Die Salonkee-Dokumentation allein reicht nicht aus. Das Gesetz schreibt vor, dass jedes Unternehmen eine eigene, betriebsinterne Verfahrensdokumentation erstellt, die die spezifischen Abläufe in Ihrem Salon beschreibt.
Typische Inhalte einer betriebsinternen Verfahrensdokumentation sind:
Name und Anschrift Ihres Unternehmens
Beschreibung, wer das Kassensystem bedient und welche Rechte die einzelnen Mitarbeitenden haben
Wie und wann der tägliche Kassenabschluss bei Ihnen durchgeführt wird
Wie Sie mit Stornierungen umgehen
Ob, wann und wie Sie Ihre Datenexporte (GDPDU, DSFinV-K) nochmal getrennt sichern
Wie Sie im Falle eines TSE-Ausfalls vorgehen würden
💡 Tipp: Wir empfehlen, diese Dokumentation mit Ihrem Steuerberater abzustimmen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Finanzamts entspricht.
Sie haben noch Fragen?
Wenn Sie Fragen zur Verfahrensdokumentation oder zur Nutzung der Kassenfunktionen in Salonkee haben, wenden Sie sich jederzeit an unser Support-Team – wir helfen Ihnen gerne weiter.